Как провести брифинг или
пресс-конференцию
Зачем
Некоторые пресс-службы, то ли чтобы
отчитаться перед начальством, то ли просто не зная иных форм работы, устраивают
пресс-конференции по любому поводу: подведение итогов работы за семь с половиной
месяцев, день рождения главного начальника и т.п. Сама по себе информационная
открытость заслуживает одобрения. Однако часто все ограничивается тем, что
«высаженные» к прессе люди читают доклад и не в состоянии ответить на вопросы,
хоть немного отклоняющиеся от темы. Пресс-конференция – мероприятие серьезное,
ради него журналисты часто жертвуют другими информационными поводами, и
бывает мучительно жаль
никчемно потраченного времени.
Пресс-конференция хороша, если
посвящена действительно важной теме,
выходящей за рамки одного учреждения и представляющей всеобщий общественный
интерес. Часто корреспонденты пользуются случаем, чтобы
задать значимым лицам вопросы на другие темы, поэтому участники должны быть
компетентны настолько, чтобы ответить на них.
Идеальный вариант, когда в ходе
пресс-конференции не перетираются абстрактные цифры и давно известные факты, а
звучит новая, лучше – сенсационная
информация.
Для кого
Пресс-конференция идеальна для газетчиков. Картинка им не нужна. Они набирают
информацию, записывают мнения участников и отправляются к себе в редакции писать
материалы. Отлично чувствуют себя и репортеры с радио. Что касается
телевизионщиков, то у них другой подход.
Картинка на пресс-конференциях убогая – «говорящие головы», стены зала да
пишущие что-то в блокнотах коллеги. Снимать особо нечего. Конечно, можно сделать
приличный сюжет с помощью архивного видео или съездить что-нибудь
подснять. Но на такое способен лишь заинтересованный репортер, прежде
всего – заинтересованный захватывающей темой. Поэтому на пресс-конференции
«средней ценности» телевизионщики часто отказываются ездить. К этому
пресс-служба должна быть готова.
Впрочем, проблему можно попытаться решить следующим образом: предоставить или
показать во время пресс-конференции видео или фото по теме, устроить выставку,
принести интересные документы и артефакты.
Где
Не
всякий зал подходит для пресс-конференции, и уж точно не всякий – для видеосъемки.
Рассадка журналистов и участников буквами «Т» или «П» - провальный вариант.
Во-первых, репортеры вынуждены сидеть к участникам боком, повернув голову в
сторону: их учат, что контакт глазами с
интервьюируемым обязателен. Попробуйте так просидеть хотя бы полчаса! Во-вторых,
это крайне неудобно для телеоператоров. Самые выгодные позиции заняты столом и
сидящими за ним коллегами. Наиболее удобен для съемки зал с фронтальной
рассадкой участников и корреспондентов – друг напротив друга. При этом между
столом участников и первым рядом для репортеров, а также позади репортерских
мест должно быть достаточно свободного места для передвижения нескольких людей с
камерами.
Еще
одно условие. Попробуйте при рассадке «буквами» поставить перед участником
пресс-конференции микрофон со шнуром! Отличная гимнастика для засидевшегося пресс-службиста! Такие вот упражнения на
растяжку приходится выполнять репортерам и операторам в неудобном зале. Кроме
того, микрофонный шнур (часто грязный) рискует попасть на головы, колени и плечи
сидящих за столом. Те, в свою очередь, постоянно ставят на него стулья
так, что не выдернешь. Еще бывает, когда в разгар пресс-конференции чей-то
микрофон с грохотом падает на пол, увлекая за собой остальные. Это потому, что
стол для участников слишком узок. В общем, об удобстве фото- и видеосъемки нужно
заботиться специально, а не собирать пресс-конференции в первом попавшемся
свободном кабинете.
Кто
Число участников пресс-конференции не должно превышать трех. Опыт показывает,
что если их больше, они начинают повторять слова друг друга. Не нужно приглашать
кого-либо участвовать в пресс-конференции «на всякий случай»: вдруг кому-то из
репортеров захочется задать ему вопрос. Как правило, вопросы задают тем, кто
выступает, остальные до конца вынуждены сидеть молча или ловить момент, чтобы
вставить пару слов. Это особенно нелепо, если люди специально ехали издалека.
Аудио и видео
Участники пресс-конференции и репортеры должны хорошо слышать друг друга.
Особенно вторые – первых. Поэтому, если зал достаточно большой, нужно
предусмотреть усиление звука. Освещение
должно быть достаточно ярким и удобным для видеосъемки.
В частности, если вы посадили участников пресс-конференции спиной к окну, на
видео получатся темные фигуры с уродливыми лицами и ореолом «святых» из-за «контрового»
света.
Без помех
Пресс-конференция может считаться безнадежно испорченной (по крайней мере, для
радио и телевидения), если во время ее проведения будут мешать ненужные шумы и
световые эффекты. Наиболее распространенные варианты:
-
гудение или мигание «лампы дневного света»;
-
стук отбойного молотка за окном;
-
громкие голоса и стук женских каблуков в коридоре,
-
телефонные звонки в соседнем кабинете,
-
мельтешение помощников за спиной у участников пресс-конференции…
Комфорт для гостей
Пресс-конференции иногда продолжаются по часу и более. Очень мешает нормальной
работе, когда в летнюю жару все это время приходится сидеть
в помещении без кондиционера. Кроме того, не только участники, но и репортеры
должны иметь возможность выпить воды.
Некоторые организаторы пресс-конференций угощают журналистов еще и кофе с
бутербродами – гости все-таки…
Один из аспектов удобства – понимание, с кем ты говоришь. Поэтому рядом с каждым
из участников должна стоять хорошо читаемая табличка с указанием фамилии, имени,
отчества и должности.
Пресс-кит
При
регистрации выдайте каждому репортеру папку с необходимой для работы информацией: имена и должности участников,
основные цифры и факты по теме пресс-конференции, сведения о вашей организации,
а также визитки и ваши контакты. Корреспондентам нравится, когда им дарят ручки
и блокноты. Зато печатная продукция – календарики,
открытки и буклеты с символикой вашей организации – окажется в ближайшей урне,
не питайте на этот счет иллюзий.
О брифинге
Если произошло что-то важное и неприятное, имеющее отношение к вашей
организации, например, авария, – не ждите, когда журналисты начнут обрывать ваш
телефон. Берите инициативу в свои руки: готовьте человека и созывайте всех на
брифинг. Так и вы будете выглядеть более профессиональным специалистом, и
репортерам облегчите работу. Начав прятать свое начальство от прессы, вы окажете
ему дурную услугу.
Чаще всего брифинги проводят стоя. Предварительно следует позаботиться о том,
чтобы:
-
было нормальное освещение,
-
было достаточно места для операторов с камерами и корреспондентов с микрофонами,
-
не было посторонних шумов,
-
не было пробегающих туда-сюда людей,
-
за спиной у говорящего был приличный фон.